Для целей директивы произведения и иные объекты интеллектуальной собственности должны рассматриваться как постоянные единицы в коллекциях институтов по сохранению культурного наследия, в тех случаях, когда копиями владеют или их постоянно держат такие учреждения, как например, в результате передачи права собственности или в соответствии с лицензионным соглашением.
Институты по сохранению культурного наследия должны извлекать выгоду из ясной системы регулирования для оцифровки и распространения, включая трансграничные, произведений или иных объектов интеллектуальной собственности, отсутствующих в коммерческом обороте. Тем не менее, определенные характеристики коллекций произведений, отсутствующих в коммерческом обороте, подразумевают отсутствие возможности получения предварительного согласия правообладателя в индивидуальном порядке.
Это может быть обусловлено, например, “возрастом” произведения или иного объекта интеллектуальной собственности, их ограниченной коммерческой стоимостью или тем фактом, что они никогда не предназначались для коммерческого использования. В то же самое время, было бы неоправданным введение исключения или ограничения в случае произведений-сирот.
Поэтому необходимо обеспечить меры по оптимизации лицензирования прав на произведения, отсутствующие в коммерческом обороте, которые находятся в коллекциях институтов по сохранению культурного наследия и тем самым сделать возможным заключение соглашений с трансграничным действием на внутреннем рынке.
Государства-участники, в предусмотренных этой директивой рамках, должны придерживаться гибкого подхода при выборе специального механизма, позволяющего выдачу лицензий для произведений, находящихся вне коммерческого оборота, чтобы охватить полномочия тех правообладателей, которые не представлены организациями по коллективному управлению правами, в соответствии с их правовыми традициями, практикой или обстоятельствами. Такие механизмы могут включать расширенное коллективное лицензирование и презумпцию представительства интересов.
Для целей таких механизмов лицензирования очень важную роль играет детализированная и хорошо функционирующая система коллективного управления. Это в особенности должно включать в себя правила рационального управления, прозрачности и отчетности, так же как и регулярные добросовестные и корректные распределения и выплаты сумм, причитающихся индивидуальным правообладателям, как предусмотрено директивой 2014/26/EU.
В соответствии с этой директивой, в случаях, когда соответствующим правообладателям не представляется возможным вовремя распределить платежи, потому что, после проведенного обоснованного и должного поиска, они не могут быть идентифицированы или их местоположение не может быть определено организациями, управляющими их правами на коллективной основе, они должны оставаться отдельно на их счетах.
Должны быть предусмотрены дополнительные надлежащие гарантии для всех тех правообладателей, у кого есть возможность исключить применение таких механизмов к их произведениям или иным объектам интеллектуальной собственности. Условия, связанные с этими механизмами, не должны влиять на их практическую релевантность для институтов по сохранению культурного наследия.
Учитывая многообразие произведений и иных объектов интеллектуальной собственности, находящихся в коллекциях институтов по сохранению культурного наследия, очень важным является то, что такие механизмы доступны и могут использоваться на практике для различных видов произведений и иных объектов интеллектуальной собственности, включая фотографии, звуковые записи и аудиовизуальные произведения.
Чтобы учесть все особенности различных категорий произведений и иных объектов интеллектуальной собственности в отношении способов публикации и распространения, следует разрешить государствам-участникам установить критерии на национальном уровне, проведя консультации с правообладателями и пользователями, для произведений и иных объектов интеллектуальной собственности для квалификации их как отсутствующих в коммерческом обороте в данной стране.